نامه انگلیسی به استاد
نوشتن نامه انگلیسی به استاد آداب خاصی دارد. موارد زیادی برای ارسال نامه انگلیسی به استاد وجود دارد. در صورتی که پرسشی از استادتان دارید، مثلا می‌خواهید تکالیفتان را ارسال کنید یا قصد دارید پیگیر برنامه تحصیلی شوید باید به این موارد توجه داشته باشید.
آیا به دنبال یک راهنمای جامع برای نوشتن نامه انگلیسی به استاد هستید؟ می‌دانید چه بایدها و نبایدهایی برای این کار وجود دارد؟ تا پایان این مقاله همراه ما باشید تا با آداب نوشتن یک نامه انگلیسی به استاد که کاملاً گویا و مؤدبانه باشد، آشنا شوید. اگر حس می‌کنید توانایی کافی برای نوشتن نامه انگلیسی به استادتان را ندارد، کلاس زبان آنلاین با بهترین اساتید می‌تواند به شما کمک کند.
فهرست بخش ها
نوشتن نامه انگلیسی به استاد
دلایل متعددی برای نوشتن نامه انگلیسی به استاد وجود دارد. اگر می‌خواهید برای پرسشتان هر چه سریع‌تر پاسخ دریافت کنید، باید اطلاعات کامل را به خلاصه‌ترین شکل ممکن ارائه دهید. دستورالعمل‌های ارائه شده را دنبال کنید و نامه‌ای مؤدبانه و اصولی به استاد یا معلم خود ارسال کنید.
عنوان نامه را گویا بنویسید
دلیل اصلی اهمیت گویا بودن عنوان نامه انگلیسی به استاد این است که اساتید روزانه نامه‌های زیادی دریافت می‌کنند. گویا بودن عنوان نامه، به استادتان کمک می‌کند تا متوجه شود فرستنده نامه کیست و چه نیازی دارد. رعایت همین یک مورد باعث می‌شود تا سریع‌تر پاسخ نامه‌تان را دریافت کنید. نامه‌ای با عنوان «پرسش مربوط به تکالیف (Homework question)» می‌تواند در مورد هر موضوعی و از طرف هر کسی باشد! اما «ماری کینگزلی – پرسش مربوط به مقاله تحقیقاتی (Marie Kingsley – Question About Research Paper)» عنوانی کاملاً گویا است. موارد گفته شده، باید در متن نامه نیز رعایت شود.
روش مناسبی برای سلام و احوال‌پرسی انتخاب کنید
نامه‌تان را مؤدبانه و صحیح آغاز کنید. اگر پیش‌تر استادِ مخاطبتان را ملاقات نکرده‌اید، از فرمول «دکتر/آقای/خانم + نام خانوادگی + گرامی (Dear + Dr./Mr./Mrs./Ms. + Last Name)» استفاده کنید. اگر استاد را پیش‌تر ملاقات کرده‌اید می‌توانید از عبارات کمی محاوره‌تر برای سلام و احوال‌پرسی استفاده کنید. به عنوان مثال «سلام، درود یا صبح به خیر (“Hi,” “Hello,” or “Good Morning”)» عبارات مناسبی هستند. اما به هیچ عنوان از عبارات بیش از حد عامیانه مثل «هِی و چه خبر؟ (“Hey” or “What’s up”)» استفاده نکنید. همچنین در هیچ شرایطی استادتان را با اسم کوچک خطاب نکنید، مگر اینکه ترجیح شخصی خودشان باشد و این موضوع را اعلام کرده باشند.
از ساختاری مشابه نامه رسمی استفاده کنید
ایجاد ساختاری مناسب برای نامه انگلیسی به استاد، احتمال دریافت پاسخ مورد نظرتان را بیشتر خواهد کرد. از ساختاری مشابه نامه رسمی استفاده کنید و از وارد شدن به مسائل شخصی بپرهیزید. همچنین دقت کنید که لحن‌تان بیش از حد عامیانه نباشد. استفاده از اصطلاحات عامیانه و اختصارات رایج در ایمیل نیز به هیچ عنوان پیشنهاد نمی‌شود.
فقط اطلاعات ضروری را بنویسید
استادها معمولاً پر مشغله هستند و فرصت نمی‌کنند چند پاراگراف مملو از اطلاعات را مطالعه کنند تا فقط جواب یک سؤال را بدهند. تمرکزتان را دقیقاً روی سؤال یا سؤالات مهم بگذارید و فقط اطلاعات ضروری را بنویسید. سعی کنید طول ایمیل از سه تا چهار جمله بیشتر نشود. هر موضوعی که به نوشتن نامه‌ای طولانی‌تر نیاز دارد، باید در یک مکالمه حضوری مطرح شود.
از لحنی محترمانه استفاده کنید
برای نوشتن نامه انگلیسی به استاد از لحنی محترمانه استفاده کنید. مرز باریکی بین بیان مشکل به استاد و گلایه کردن وجود دارد. استادتان نیازی به خواندن نامه‌ای طولانی در مورد اینکه شما چقدر تکالیف را به سختی انجام میدهید یا با زمان تحویل پروژه مشکل دارید ندارد! گلایه کردن به استاد در قالب یک ایمیل، باعث می‌شود راه حل مناسبی برای مشکلات و سؤالاتتان به شما ارائه نشود.
روش مناسبی برای پایان‌بندی انتخاب کنید
اصولی که در مورد سلام و احوال‌پرسی بیان کردیم را باید در مورد پایان‌بندی نامه نیز رعایت کنید. لازم است روش مناسبی برای پایان‌بندی انتخاب کنید تا در آخرین بخش نامه‌تان نیز تأثیر مثبتی روی استادتان بگذارید. در نوشتن نامه انگلیسی به استاد، پایان‌بندی نیز به اندازه شروع آن مهم است. استفاده از عباراتی مثل «با تشکر، با احترام یا با بهترین آرزوها و نوشتن اسم کامل خودتان (“Thank you”, “Sincerely” or “Best”)» روش مناسبی برای پایان دادن به نامه است. همچنین استفاده از عباراتی مثل «خیلی ممنون یا فردا شما را خواهم دید (“Thanks” or “See You Tomorrow”)» به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود.
یک امضای حرفه‌ای انتخاب کنید
فراموش نکنید که حتماً یک امضای حرفه‌ای انتخاب کنید. یک امضای چند خطی که شامل نام کامل شما، شماره پرسنلی، نام دانشگاه و شماره کلاس‌تان شود، انتخاب بسیار مناسبی است. این کار علاوه بر اینکه ظاهر رسمی‌تر و محترمانه‌تری دارد، کمک می‌کند تا استادتان مطمئن شود نامه از سمت چه کسی و مربوط به چه موضوعی است.
رعایت دستور زبان اهمیت دارد
برای نوشتن نامه انگلیسی به استاد لازم است زمان کافی‌ای در نظر بگیرید و متن نامه را پس از نوشتن، ویرایش کنید. رعایت دستور زبان اهمیت دارد. ایمیلی که حاوی غلط املایی و نگارشی باشد غیر حرفه‌ای به نظر می‌رسد و جدی گرفته نمی‌شود. از جملات کامل استفاده کنید و حروف بزرگ و نقطه‌گذاری را رعایت کنید. ایمیل را با پیامک اشتباه نگیرید! در ایمیل نباید از عبارات عامیانه مثل LOL و OMG استفاده کنید. خلاصه کردن کلمات (مثل جایگزین کردن “You” با “U”) که در ارسال پیام کوتاه رواج دارد. اما چنین مواردی به هیچ وجه در ارسال نامه انگلیسی به استاد جایی ندارند. همچنین بی‌دلیل از حروف بزرگ استفاده نکنید؛ چرا که حس فریاد زدن را القا می‌کند و ممکن است باعث ایجاد حس منفی شود.
نکاتی مفید برای نوشتن نامه انگلیسی به استاد
تا اینجا با اصول نوشتن نامه انگلیسی به استاد آشنا شده‌اید. در ادامه این مطلب، نکاتی مفید برای نوشتن چنین نامه‌ای ارائه شده است که می‌تواند باعث بالا رفتن کیفیت نامه شما شود.
وجود دلیل کافی برای ارسال نامه
اگر در نامه‌تان سؤالی پرسیده‌اید، از وجود دلیل کافی برای ارسال نامه مطمئن شوید. آیا خودتان نمی‌توانید با مراجعه به سرفصل دروس یا وبسایت‌های مختلف پاسخ سؤالتان را پیدا کنید؟ پیش از هر چیز به این سؤال جواب دهید که اصلا نیازی برای ارسال ایمیل وجود دارد؟
به زمان ارسال نامه توجه کنید
استادها معمولاً طی ۲۴ ساعت به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهند. در صورتی که شما ساعت ۱۱ شب ایمیلی ارسال کنید که پاسخ آن مربوط به کلاس ۸ صبح روز بعد باشد، به احتمال زیاد پاسخی دریافت نخواهید کرد. چرا که زمان کافی برای پاسخ دادن به نامه شما وجود ندارد. پس حتما به زمان ارسال نامه توجه کنید. این نکته را فراموش نکنید که استادتان موظف نیست به سرعت به ایمیل شما پاسخ دهد. در صورتی که طی ۲۴ ساعت پاسخی دریافت نکردید فوراً ایمیل بعدی را ارسال نکنید. کمی صبور باشید و اگر تا ۷۲ ساعت پاسخی دریافت نکردید، با نوشتن نامه‌ای دیگر و کاملاً مؤدبانه پیگیر پاسخ ایمیل شوید.
به ایمیل استاد پاسخ دهید
تلاش کنید که حتماً طی یک تا دو روز به ایمیل استاد پاسخ دهید. اگر استادتان در پاسخ به نامه اول شما سؤالی دارد، با رعایت تمامی نکاتی که پیش از این گفتیم، پاسخ مناسبی ارسال کنید. حتی اگر سؤالی برای پاسخ دادن وجود نداشت، بهتر است با یک نامه کوتاه تأیید کنید که ایمیل استادتان را دریافت کرده‌اید و سپس از ایشان تشکر کنید. یادتان باشد که استادتان بخشی از وقت خود را برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل شما صرف کرده است.
از حساب کاربری مناسبی استفاده کنید
برای ارسال نامه انگلیسی به استاد، از حساب کاربری مناسبی استفاده کنید. حساب کاربری شما باید رسمی و شامل نام خانوادگی شما باشد. اگر دانشگاه شما آدرس ایمیل دانشگاهی در اختیارتان گذاشته، حتماً از آن حساب کاربری استفاده کنید. استفاده از ایمیل دانشگاهی به استادتان ثابت می‌کند که شما دانشجوی او هستید و ایمیل‌تان را جدی می‌گیرد.
نمونه نامه انگلیسی به استاد
در ادامه چند نمونه نامه انگلیسی به استاد را خواهید دید. هر یک از این نمونه‌ها موضوع مشخصی دارند و به شما کمک می‌کنند نامه بهتری بنویسید.
نمونه نامه انگلیسی به استاد با موضوع شرکت نکردن در کلاس
نمونه نامه انگلیسی به استاد در رابطه با نمره
نمونه نامه انگلیسی به استاد برای مطرح کردن یک سوال
نمونه نامه انگلیسی به استاد برای هماهنگی قرار ملاقات
منابع:
دیدگاه ها