12-02-2018

۵ مرحله نگارش ایمیل رسمی به زبان انگلیسی

ایمیل تجاری به انگلیسی

ایمیل های کسب و کار به زبان انگلیسی معمولا رسمی تر از ایمیل هایی هستند که برای دوستانمان می نویسیم، زیرا می خواهیم با احترام با گیرنده ارتباط برقرار کنیم. البته دلایل زیر هم در رسمی نوشتن ایمیل تاثیر دارند:

  • شخص باید پیام ما را به درستی دریافت کند.
  • ایمیل های رسمی راحت تر بایگانی می شوند.
  • ایمیل های ارسال شده ممکن است به دلایل قانونی مورد استفاده قرار گیرند.
  • ایمیل رسمی معمولا بخشی از فرایند مصاحبه شغلی است.

هنگامی که یک ایمیل کسب و کار می نویسیم، معمولا از کاربرد اصطلاحات و عبارات زبان محاوره ای اجتناب می کنیم. حتی اگر  زبان مادری مخاطب ما انگلیسی باشد. یک شخص انگلیسی زبان از استرالیا ، زمانی که یک ایمیل کسب و کار را به همکار خود ارسال می کند از علامت تجاری یا عبارات استرالیایی استفاده نمی کند، فرقی نمی کند که همکارش در استرالیا باشد یا کانادا.

هنگامی که یک ایمیل کسب و کار ارسال میکنیم، باید  یک نوار عنوان خوب داشته باشیم، خودمان و موضوع را معرفی کنیم، آنچه را که ما نیاز داریم یا آنچه را که ارائه میدهیم، توضیح دهیم و از فرد برای وقتی که صرف می کند تشکر کنیم.

عنوان ایمیل

نوار عنوان مناسب در ایمیل های کسب و کار ضروری است. اغلب ما از ده ها یا صدها نفر از مردم در هر روز ایمیل دریافت می کنیم، بنابراین  این موضوع است که اجازه می دهد تا ما ایمیل های خود را بر اساس اهمیت آن بررسی کنیم.  به یاد داشته باشید، اگر شما ایمیل ها را نادیده بگیرید زیرا آنها به نظر مهم نیستند، شاید دیگران نیز ایمیل های شما را نادیده بگیرند.

از اصطلاحات عامیانه و غیر رسمی زبان انگلیسی یا سبک متن هایی مانند LOL، BRB و غیره اجتناب کنید. تمام کلمات را به صورت کامل تایپ کنید، خواسته یا پیشنهاد خود به مخاطب را به طور مختصر بنویسید.

نوار عنوان خود را برای یک ایمیل کسب و کار بنویسید و از خودتان بپرسید: اگر شما یک ایمیل با این موضوع دریافت کنید، آیا آن را می خوانید؟

سلام و احترام

شروع یک ایمیل نباید دشوار باشد، و در واقع شما می توانید هر بار از کلمات مشابه برای سلام و احوال پرسی استفاده کنید. هنگامی که شما به زبان انگلیسی تسلط پیدا کردید می توانید کلمات دیگری را برای احترام و سلام استفاده کنید.به یاد داشته باشید که می خواهید ایمیل شما یک ایمیل کسب و کار به نظر برسد، بنابراین رسمیت نوشتاری خود را حفظ کنید.
سعی کنید از یکی از موارد زیر استفاده کنید:

  1. Dear Sirs, Dear Madam,
  2. Use the first name, if appropriate: Dear Tim, Dear Susan,
  3. Use honorific and surname: Dear Mr. Smith, Dear Ms. Jones,
  4. Title and surname: Dear Dr. Casera, Dear Professor Lomond,
  5. To whom it may concern: (use only when you cannot find out the actual name) (فقط زمانی از این جمله استفاده کنید که نمیتوانید نام واقعی را پیدا کنید).

اگر فردی که به آن ایمیل می دهید را می شناسید یا  اگر خط مشی شرکت شما اجازه می دهد، می توانید جمله احترام  را به: سلام سام، یا صبح بخیرجیمز!  یا عصر بخیر ماریا! تغییر دهید.

مقدمه ایمیل

خط اول ایمیل معمولا مهمترین بخش است چرا که در آن خواسته یا پیشنهاد شما به شخصی که ایمیل را دریافت می کند نشان داده می شود.
اغلب به یک فرد نیاز دارید که کاری را انجام دهد یا برای شما اطلاعاتی را ارسال کند یا محصول سفارش داده شده از سوی شما را پیگیری نماید. به هر حال، شما به آنها اطلاعات می دهید.
در اینجا  به چند مورد اشاره می شود

  • As regards/regarding our last conversation, I would like to …
  • I am referring to your email/order/request dated …
  • Thank you for your email, and I am delighted to confirm/advise/inform you that …
  • Following our meeting last week, I am happy to …
  • Unfortunately, I regret to tell/inform/advise you that …
  • I would like to thank you for your support …
  • I am referring to order number xxx, which our records show …
  • Here are the details you requested …
  • I am writing to inform/tell/advise you that…

راه های زیادی برای نوشتن یک ایمیل کسب و کار وجود دارد ولی اگر شما یک چارچوب خاص  یا چندین الگو ونمونه داشته باشید بسیار بهتر است.

در ادامه یک ایمیل  کسب و کار باید به طور کامل به خواننده بگوید که چرا به او نامه نوشتید و انتظارات و خواسته های خود را دقیق بیان کنید.

 

پایان ایمیل

در اکثر موارد برای  پایان ایمیل باید از استانداردهایی استفاده  کنیم.

 

  • I look forward to hearing from you, and if you have any further questions, please don’t hesitate to contact me on (telephone number) or by email.
  • If you require any further information, I am happy to assist you.
  • Thank you in advance for your attention to this matter, and I look forward to your response.

وداع

:کلمات نهایی در یک ایمیل کسب و کار به خداحافظی اختصاص می یابد و سبک های زیادی وجود دارد که می توانیم از آنها استفاده کنیم.

  • Yours sincerely,
  • Yours faithfully,
  • Yours truly,
  • Regards,
  • Best regards,
  • Best wishes,
  • Best,
  • All the best,