10-12-2017

اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل

 

در این زمانه با توجه به پیشرفت فناوری، اکثر افراد بخش اعظمی از وقت خود را صرف بررسی و ارسال نامه های الکترونیکی و یا ایمیل می کنند. به باور بسیاری از متخصصان، با استفاده از ایمیل نمی توان به تأثیرات مشابه ای همانند ارتباطات رو در رو دست یافت. با این حال، در حال حاضر این روش به یکی از متداول ترین شیوه های ارتباطی چه برای مصاحبه های کاری و یا مبادلات تجاری بدل شده است. به همین علت، اکثر افراد مجبور هستند تا بخش اعظمی از وقت خود را صرف نوشتن ایمیل نمایند. با این حال، می توان با رعایت چند نکته در این زمینه تأثیر ارسال ایمیل را بر روی مخاطبین خود چند برابر کرد.

افراد زیادی در مورد عملکرد ضعیف خود در فعالیت های اینترنتی سخن می گویند. یکی از علل مهم این رویداد، اشتباهات این افراد در نوشتار ایمیل است. در صورتی که می خواهید بازده ای بیشتری در این زمینه داشته باشید، با اتیچر همراه باشید تا با اشتباهات رایج در زمینه نوشتن ایمیل بیشتر آشنا شوید.

ایمیل نوشتن

شیوه های نامناسب در نوشتن ایمیل

نوشتن درست ایمیل همانند راه رفتن بر روی طناب است و باید دقت فراوانی در این زمینه انجام دهیم. اولین نکته مهم در این زمینه، رعایت درست شیوه نگارش و به کار بردن لغات و ساختار های متداول است. با این حال در ایمیل های خود به هیچ عنوان نباید از شکلک ها و اسمایلی های موجود استفاده کرد. علاوه بر این، خلاصه نویسی هم جایگاهی در نوشتن ایمیل ها ندارند. اگرچه ایمیل ها همانند نامه های تجاری، رسمی نیستند، با این حال، باید سعی کرد تا در مکاتبات خود تا حدودی به صورت رسمی صحبت نمود.

قوانین متفاوتی برای نوشتن ایمیل های رسمی و تجاری وجود دارند. با این حال نکته مشترک در همه ایمیل ها بررسی چند باره متن نوشته شده در آنها است. ایمیل ها باید فاقد هرگونه اشتباه املایی و نگارشی باشند و علاوه بر این، نویسنده تا می تواند باید از کاربرد اصطلاحات و جملات ثقیل و کم کاربرد پرهیز کند. در ایمیل های تجاری نیز باید به فرهنگ نوشتاری این  نوع نامه ها توجه ویژه ای نمود. به عنوان مثال نکته مرسوم در نامه های انگلیسی شروع آنها با جملاتی شبیه با “I hope you are well” و یا “?How are you doing” می باشد. ولی آلمانی ها در نامه های رسمی خود کمتر احوال پرسی می کنند و تمایل دارند تا مستقیماً سراغ موضوع اصلی نامه بروند. به همین دلیل باید به نحوه نوشتار ایمیل ها در فرهنگ های مختلف، توجه ویژه ای شود و قبل از نوشتن آن، فرهنگ مخاطبین نیز مورد بررسی قرار گیرند. اساتید اُتیچر نیز می توانند در نحوه نوشتن ایمیل رسمی به شما کمک کنند.

ایمیل نوشتن

شیوه صحیح آغاز نامه ها و ایمیل ها

یکی از روش های نوشتن صحیح و درست ایمیل، در نظر گرفتن رفتار فردی است که قصد نوشتن نامه به او را دارید. نوشتن نامه های مکاتبه ای از فردی به فرد دیگر و همچنین از شغلی به شغلی دیگر متفاوت است. بعنوان مثال، بعید است که در نوشتن ایمیل به مادر خود از عباراتی مانند “Dear Mrs. So-And-So” استفاده کنید. علاوه بر این، در مکاتبات خود با صنایع موجود، بعید است که از نام کوچک افراد آن سوی خط استفاده نمایید. با این حال، استثناهایی نیز در این زمینه وجود دارند که از این میان می توان به شرکت های اینترنتی و همچنین وبلاگ ها اشاره کرد. وبلاگ نویسان در ارتباطات خود به ندرت همدیگر را با نام خانوادگی خطاب قرار می دهند. علاوه بر این، در استارت آپ های های مختلف نیز افراد تمایل دارند تا به صورت غیر رسمی تری با هم ارتباط برقرار نمایند.

به طور یقین، دسته بندی کردن شیوه های مختلف در نحوه ایجاد ارتباط با سایر افراد ساده نیست. با این حال، می توان از قاعده خاصی در این زمینه استفاده کرد. بهتر است تا افراد را به همان صورتی که در خیابان می بینید، مخاطب خود قرار دهید. ولی نکته مهم تر در این زمینه، شروع نامه ها با احوال پرسی است. به صورت کلی اگر شکی در این زمینه دارید، بهتر است نامه های شما رسمی تر باشد.

مخاطبین متعدد و هرزنامه نویسی

در صورتی که می خواهید پاسخ نامه خود را به همه افراد مخاطب ارسال کنید، در حالی که فقط نیاز است تا یک نفر نامه شما را دریافت کند، این عمل نمونه ای از هرزنامه و یا اسپم نویسی است. از نمونه های دیگر در این باره، می توان به ارسال چندین ایمیل پشت سر هم به فرد مورد نظر اشاره کرد. ارسال این نوع نامه به صورتی است که می توان تنها در یک ایمیل تمامی مطالب موجود را قرار داد. به علت اینکه ایمیل های زیادی به افراد حرفه ای می رسند، ارسال چندین ایمیل پشت سر هم می توان مشکلاتی را برای فرد مورد نظر به وجود بیاورد، و علاوه بر این، چنین کاری می تواند در نهایت باعث از دست رفتن موقعیت های متنوعی شود. به همین علت تا می توانید باید از ارسال چندین پیام به صورت همزمان جلوگیری کنید. تکرار چنین عملی به هیچ وجه پیشنهاد نمی شود.

برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی، بهتر است قبل از ارسال ایمیل های خود، یک بار دیگر آنها را با دقت بازنگری نمایید و مدت زمان کوتاهی قبل از ارسال ایمیل، چنین مواردی را مجدداً بررسی نمایید. در این زمان می توانید اشتباهات گرامری و املایی را نیز چک کنید. علاوه بر این، باید جملات موجود را نیز از لحاظ خوانایی و همچنین وجود تعداد و کلمات مناسب مجدداً بررسی کنید. در صورتی که می خواهید مخاطب بتواند بخشی از متون شما را به سادگی بخواند، می توانید آن بخش های مختلف را هایلات و یا پر رنگ تر کنید.

ایمیل اسپم

نکته پایانی – به نوشته های خود بیشتر دقت کنید

اکثر اشتباهات موجود در نتیجه عدم دقت نویسندگان به مطالب نوشته شده به وجود می آیند. بعضی از مواقع ممکن است فراموش کنید تا فایل های مورد نظر را در ایمیل های خود پیوست نمایید. به همین دلیل باید قبل از ارسال به چنین مواردی بیشتر دقت نمایید تا از هدر رفت وقت سایر افراد جلوگیری کنید. علاوه بر این، گاهی اوقات نیاز است تا قسمت های مهم تر از متون خود را نیز پر رنگ تر کنید. سعی کنید تا همیشه جانب ادب را در مکاتبات شرکت خود رعایت کنید و در عین حال در گفتگو با سایر افراد دوستانه به نظر برسید.

نوشتن ایمیل رسمی